לארוז הכל ולעבור למשרד חדש לא חייב להיות ענין מאיים כל־כך כפי שהוא נשמע, ואם תתכננו היטב ותשכרו חברת הובלות אחראית ומסורה, תוכלו לעבור למשרד החדש תוך מינימום הפרעות. כך תעשו זאת:
שלב 1:
במצב אידאלי, אתם אמורים לחשוב על המעבר ולהתחיל לתכנן אותו 3–6 חודשים מראש; תכנון מראש שכזה יעזור לכם להבטיח ששום דבר לא יחסר ושהתהליך יתנהל באופן חלק כשיום המעבר יגיע.
החלו בבדיקת חוזה השכירות שלכם כדי לראות האם אתם עשויים לאבד את צ׳ק הפיקדון שלכם, או שעליכם לתקן נזקים כאלה ואחרים. לאחר מכן, גייסו צוות תכנון מבין העובדים הקיימים שלכם והשיגו הצעות מחיר מחברות הובלה מקומיות. קבעו תקציב ברור ששמור למעבר.
שלב 2:
ודאו כי כל הצדדים והשותפים מבפנים ומחוץ יודעים שאתם מתכננים לעבור – החל בבעל הבית או מנהל הנכס שלכם.
יש לידע כל חבר בצוות לגבי תאריך המעבר; אתם יכולים להתחיל בכך שתחברו רשימה של אנשים שלהם תצטרכו לספק את כתובתכם החדשה. ודאו כי כל אחד מבין המעורבים בחברה ידע את תפקידו במעבר, ולאחר מכן שריינו את התאריכים הסופיים עם חברת ההובלות שבחרתם.
שלב 3:
עכשיו כשכולם יודעים על המעבר ומוכנים לקראת היום הגדול, עליכם לחשוב בזהירות על הצד הלוגיסטי ועל הפרטים הקטנים הכרוכים בהעברת כל הציוד המשרדי ממרחב אחד למשנהו.
צרו לכם תכנית מתאר מפורטת של המשרד החדש והחלו לתכנן היכן להניח כל דבר. חברו רשימת ציוד של כל מה שיש במשרד הנוכחי שלכם – רשימה זו לא רק תעזור לכם להסתגל למרחב המשרדי החדש שלכם, אלא גם תאפשר לכם לעקוב אחרי כל הפריטים שלכם ולזהות אותם לאחר שהמעבר התבצע.
כדי לעזור לכם לשמור על סדר בכל הדברים, הצמידו צבע נפרד לכל מחלקה ותנו לכל עובד מספר המתאים לשולחן העבודה ולציוד שלו.
בדקו האם חתמתם על כל הניירת הדרושה (היתרים ואישורים) לביצוע המעבר, ודאגו שהן המשרד הנוכחי שלכם והן החדש ינוקו. כמובן שיש לנקות את שני המרחבים כשהם ריקים, כך שיש לארגן זאת באופן זהיר.
ודאו כי יש לכם את קוד הכניסה ואישור האבטחה להכנס למרחב המשרדי החדש ושלחו את תכנית המתאר של הקומה למובילים שבחרתם.
כדי לעזור לעובדים שלכם במהלך המעבר, ודאו כי כולם מבינים את תפקידם ויודעים בדיוק מתי המעבר יתבצע, ושלכולם ישנה רשימה של אנשי קשר למקרי חירום.
שלב 4:
כשיום המעבר יגיע, אם ביצעתם את השלבים דלעיל, אתם אמורים להרגיש בשליטה על המצב ובטוחים כי כל המעורבים יודעים את תפקידם.
כדי שהתהליך מתבצע באופן חלק ככל האפשר, ודאו כי כל המעורבים מסוגלים לתקשר ביעילות זה עם זה ושרשימת אנשי הקשר משותפת ביניהם כראוי.
כל מעבר דורש זמן־מה עד להשלמתו, אז שקלו לספק כיבוד קל למובילים ולאנשי הצוות שלכם. יש להעביר קודם כל את ציוד טכנולוגי כגון מחשבים, טלפונים ומכונות צילום, ולהצמד למערכת הצבעים בכל זמן נתון.
לבסוף, קבעו תאריך להפעלת מערכות וקוי טלפון.
הוציאו את הלחץ מהמעבר למשרד החדש בעזרת תכנון מדוקדק לתהליך מתחילתו עד סופו ובעזרת שיתוף פעולה עם חברת הובלות מנוסה.